Convocation à l'assemblée générale de copropriété : délai, forme et modèle
Qui convoque, dans quel délai, par quels moyens et avec quels documents : le guide complet de la convocation à l'assemblée générale de copropriété, avec un modèle de convocation et d'ordre du jour prêt à adapter.
La convocation à l'assemblée générale de copropriété est l'acte le plus formaliste de l'année pour un syndic. Un délai mal calculé, un document oublié ou une question mal rédigée suffisent à fragiliser les décisions votées : les copropriétaires opposants ou absents disposent d'un délai pour en demander l'annulation. Voici qui convoque, dans quel délai, par quels moyens, ce que la convocation doit contenir, quels documents y joindre, comment rédiger un ordre du jour solide, et un modèle complet réutilisable.
Qui convoque l'assemblée générale
La règle de principe est simple : c'est le syndic qui convoque, qu'il soit professionnel ou bénévole. L'article 7 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 impose la tenue d'au moins une assemblée par an, en pratique dans les mois qui suivent la clôture de l'exercice, pour faire approuver les comptes et voter le budget prévisionnel.
Le décret prévoit des relais si le syndic reste inactif. Selon son article 8, le syndic est tenu de convoquer une assemblée lorsque la demande lui en est faite par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins un quart des voix du syndicat, sauf seuil plus faible fixé par le règlement de copropriété. S'il ne donne pas suite après une mise en demeure restée infructueuse, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l'assemblée. À défaut, tout copropriétaire peut demander au juge l'autorisation de convoquer. Ce mécanisme débloque la situation lorsqu'un syndic en fin de mandat tarde à organiser l'assemblée qui doit désigner son successeur.
Les conditions d'exercice de la fonction sont détaillées dans notre guide sur les obligations et la responsabilité du syndic bénévole en petite copropriété.
Le délai de convocation : 21 jours minimum
L'article 9 du décret du 17 mars 1967 fixe la règle centrale : la convocation est notifiée au moins vingt et un jours avant la date de la réunion, sauf urgence, et sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Un règlement peut allonger ce délai, jamais le raccourcir.
Le délai se compte en jours calendaires, week-ends et jours fériés inclus, et le jour de l'assemblée n'est pas décompté.
Le point de départ dépend du mode d'envoi : pour une lettre recommandée avec avis de réception, il court à compter du lendemain de la première présentation du courrier au domicile du destinataire, et non de la date d'expédition ni de la date de retrait. Il faut donc anticiper l'acheminement.
La sanction est sévère : un seul jour de retard sur un seul copropriétaire peut suffire à faire annuler l'assemblée. Mieux vaut envoyer la convocation 30 à 35 jours avant la date retenue.
L'urgence permet de déroger au délai, mais elle s'entend strictement : décisions à prendre sans attendre pour la conservation matérielle de l'immeuble ou la sécurité des occupants. Une contrainte d'agenda n'en est pas une.
Les modes de notification admis
La convocation doit être notifiée, c'est-à-dire adressée selon une forme permettant de prouver la date de réception. Un courriel ordinaire, un dépôt en boîte aux lettres ou un affichage dans le hall ne valent pas notification. Trois canaux sont admis.
La lettre recommandée avec demande d'avis de réception, voie historique toujours valable.
La remise contre émargement ou récépissé : le syndic remet la convocation en main propre au copropriétaire, qui date et signe un reçu ou un registre. Solution la plus économique dans un petit immeuble, à condition de conserver la preuve signée. Une remise en boîte aux lettres sans signature n'a aucune valeur probante.
La notification électronique, dont le régime a changé. Jusqu'au printemps 2024, elle supposait l'accord exprès préalable de chaque copropriétaire, recueilli en assemblée et mentionné au procès-verbal, ou adressé au syndic par un moyen établissant la date de réception. Depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les notifications sont valablement faites par voie électronique, chaque copropriétaire pouvant à tout moment demander à revenir au courrier postal ; le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025 en a précisé les conditions techniques.
Attention toutefois : la voie électronique ne signifie pas « un mail depuis sa messagerie personnelle ». Elle suppose une lettre recommandée électronique ou un procédé passant par un prestataire de services de confiance qualifié, garantissant intégrité, traçabilité et horodatage, et le copropriétaire doit avoir été informé du dispositif et de sa faculté de conserver le papier. Tant que ces conditions ne sont pas réunies, le recommandé papier ou la remise contre signature reste la voie la plus sûre.
| Mode de notification | Point de départ des 21 jours | Preuve à conserver |
|---|---|---|
| Recommandé avec avis de réception | Lendemain de la première présentation | Avis de réception ou de passage |
| Remise contre émargement | Date de la signature | Registre ou récépissé signé |
| Recommandé électronique ou prestataire qualifié | Lendemain de la transmission | Preuve d'envoi horodatée |
Ce que la convocation doit contenir
L'article 9 du décret de 1967 énumère les mentions indispensables :
- le lieu : l'assemblée se tient dans la commune de situation de l'immeuble, sauf disposition contraire du règlement de copropriété ;
- la date et l'heure ;
- l'ordre du jour, précisant chacune des questions soumises à la délibération ;
- les modalités de consultation des pièces justificatives des charges lorsque l'assemblée approuve les comptes, tenues à disposition pendant au moins un jour ouvré avant la réunion ;
- le formulaire de vote par correspondance, joint à la convocation, dont le modèle est fixé par l'arrêté du 2 juillet 2020 pris en application de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.
Le vote par correspondance permet de voter avant la réunion, résolution par résolution, sans être présent ni donner pouvoir. Le formulaire doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant l'assemblée. Effet peu connu : si une résolution est modifiée en séance, celui qui avait voté favorablement est considéré comme défaillant sur cette résolution.
La participation à distance obéit à une autre logique. L'article 17-1 A l'ouvre par visioconférence, audioconférence ou autre moyen électronique, mais l'article 13-1 du décret de 1967 précise que c'est l'assemblée générale qui décide des moyens techniques et des garanties d'identification, sur devis et aux frais du syndicat. Si votre copropriété n'a jamais voté ce point, inscrivez-le à l'ordre du jour. Le copropriétaire concerné prévient le syndic au moins trois jours francs avant.
Les documents à joindre selon les résolutions
C'est le point où les convocations pèchent le plus souvent. L'article 11 du décret de 1967 distingue les documents dont l'absence affecte la validité de la décision correspondante et ceux communiqués pour la seule information : oublier une pièce de la première catégorie expose la résolution à l'annulation.
| Question inscrite | Document à joindre |
|---|---|
| Approbation des comptes | État financier et compte de gestion général, avec comparatif de l'exercice précédent |
| Vote du budget prévisionnel | Projet de budget, avec comparatif du dernier budget voté |
| Travaux, marchés ou emprunt | Conditions essentielles des contrats proposés, devis, description détaillée des travaux |
| Désignation du syndic | Projet de contrat et fiche d'information |
| Modification du règlement ou des charges | Projet de règlement, d'état descriptif de division ou de nouvelle répartition |
| Autorisation d'agir en justice | Projet de résolution correspondant |
| Information des copropriétaires | Annexes du budget, sommes perçues par le syndic, comptes individuels |
Le bon réflexe consiste à relire l'ordre du jour ligne par ligne en se demandant, pour chaque question, quelle pièce permet de voter en connaissance de cause, et à ne pas inscrire une question dont les pièces ne sont pas prêtes. Pour les résolutions financières, vérifiez la cohérence entre le budget soumis au vote, les appels de fonds qui en découlent et le fonds de travaux.
Enfin, tout copropriétaire ou le conseil syndical peut à tout moment notifier au syndic une question à inscrire à l'ordre du jour (article 10 du décret de 1967), avec le cas échéant un projet de résolution. Le syndic l'inscrit à la prochaine assemblée, ou à la suivante si la demande arrive trop tard : la refuser est une faute.
Rédiger un ordre du jour qui tient la route
Un ordre du jour n'est pas une liste de thèmes : c'est une suite de résolutions soumises au vote. Quatre principes suffisent.
Une résolution = une question. Regrouper « approbation des comptes et quitus au syndic » empêche de voter différemment sur deux sujets distincts et fragilise l'ensemble.
Une rédaction affirmative et exécutable. La résolution s'écrit comme la décision : « L'assemblée générale décide de… », avec le montant, le prestataire, l'échéance. Ce qui ne peut pas être exécuté tel quel après l'assemblée est mal rédigé.
La majorité applicable indiquée en face de chaque question. Ce n'est pas une obligation légale, mais cela évite l'erreur la plus fréquente : le décompte à la mauvaise majorité. Les principales majorités de la loi du 10 juillet 1965 sont celle de l'article 24 (voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance), celle de l'article 25 (voix de tous les copropriétaires), avec la passerelle de l'article 25-1 autorisant un second vote immédiat à la majorité de l'article 24 lorsque le projet a recueilli au moins le tiers des voix, et la double majorité de l'article 26.
Pas de question fourre-tout. L'assemblée ne délibère que sur les questions inscrites : une rubrique « questions diverses » ne permet aucun vote valable. Elle peut rester un temps d'échange, à condition d'indiquer qu'aucune décision n'y sera prise.
Modèle de convocation et d'ordre du jour
Modèle à adapter ; les mentions entre guillemets sont à remplacer.
Corps de la convocation
Syndicat des copropriétaires de l'immeuble sis « adresse complète »
Convocation à l'assemblée générale ordinaire des copropriétaires
« Lieu et date d'établissement »
Madame, Monsieur,
En qualité de syndic du syndicat des copropriétaires de l'immeuble situé « adresse », j'ai l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra :
- Date : « jour, date »
- Heure : « heure d'ouverture »
- Lieu : « adresse précise, dans la commune de l'immeuble »
L'ordre du jour figure ci-après ; les documents afférents aux questions inscrites sont joints à la présente convocation, conformément à l'article 11 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Les pièces justificatives des charges de l'exercice « année » pourront être consultées « modalités » du « date » au « date », soit pendant au moins un jour ouvré avant la tenue de l'assemblée.
Vous pouvez participer en personne, donner pouvoir à un mandataire, ou voter par correspondance au moyen du formulaire joint, à retourner au syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
« Nom, prénom, qualité de syndic, signature »
Ordre du jour
| N° | Résolution | Majorité |
|---|---|---|
| 1 | Désignation du président de séance, du secrétaire et, le cas échéant, des scrutateurs | Article 24 |
| 2 | Approbation des comptes de l'exercice clos le « date » et des annexes | Article 24 |
| 3 | Quitus au syndic pour sa gestion de l'exercice clos le « date » | Article 24 |
| 4 | Approbation du budget prévisionnel « année » de « montant » euros, appelable en quatre appels trimestriels | Article 24 |
| 5 | Fixation de la cotisation annuelle au fonds de travaux à « montant » euros | Majorité à vérifier |
| 6 | Approbation des travaux de « nature » sur le devis de l'entreprise « nom » de « montant » euros TTC et autorisation de signer le marché | Article 25 |
| 7 | Désignation de « nom » comme syndic pour « durée », selon le projet de contrat joint | Article 25 |
| 8 | Désignation des membres du conseil syndical : « noms » | Article 25 |
| 9 | Autorisation d'engager une procédure de recouvrement contre le lot n° « numéro » pour « montant » euros | Article 24 |
| 10 | Point d'information sur « sujet », aucune décision soumise au vote | Sans vote |
Adaptez la numérotation et supprimez les résolutions sans objet. Pour toute question dont la majorité applicable ne vous paraît pas certaine, vérifiez dans les articles 24 à 26 de la loi du 10 juillet 1965 ou auprès d'un professionnel du droit avant l'envoi : c'est le point sur lequel les décisions sont le plus souvent contestées.
Convocation irrégulière : quelles conséquences
Une convocation irrégulière n'annule pas automatiquement l'assemblée : elle ouvre un droit de contestation qu'un copropriétaire doit exercer, encadré par l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Les décisions ne peuvent être contestées que par les copropriétaires opposants ou défaillants, c'est-à-dire ceux qui ont voté contre ou étaient absents et non représentés, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. C'est un délai de forclusion : une fois écoulé, la décision devient inattaquable, quel que soit le vice invoqué. Le syndic notifie le procès-verbal dans le mois suivant l'assemblée ; en l'absence de notification, ou si celle-ci est irrégulière, le délai ne court pas et la contestation reste possible bien plus longtemps.
Les irrégularités les plus fréquemment sanctionnées sont le non-respect du délai de vingt et un jours, le défaut de convocation d'un copropriétaire, l'envoi à une adresse erronée, l'absence d'un document dont l'article 11 conditionne la validité de la décision, le vote d'une question non inscrite à l'ordre du jour et l'adoption d'une résolution à une majorité inappropriée. Selon le vice, c'est l'assemblée entière ou la seule résolution concernée qui est annulée. D'où deux réflexes : tenir à jour la liste des copropriétaires et de leurs coordonnées (la plupart des défauts de convocation viennent d'un changement d'adresse non enregistré après la vente d'un lot) et conserver toutes les preuves d'envoi.
Questions fréquentes
Quel est le délai légal pour convoquer une assemblée générale de copropriété ?
La convocation doit être notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion (article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967), sauf urgence. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, jamais plus court. Il se compte en jours calendaires, à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée, de la date d'émargement ou du lendemain de la transmission électronique.
Peut-on convoquer une assemblée générale de copropriété par e-mail ?
La voie électronique est admise, mais pas sous n'importe quelle forme. Depuis la loi du 9 avril 2024 et le décret du 22 décembre 2025, les notifications peuvent être faites par voie électronique, chaque copropriétaire pouvant demander à revenir au courrier postal. L'envoi doit toutefois passer par une lettre recommandée électronique ou un prestataire de services de confiance qualifié : un simple message depuis une messagerie personnelle ne constitue pas une notification valable.
Qui peut convoquer l'assemblée générale si le syndic ne le fait pas ?
Le conseil syndical ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent le lui demander. S'il ne donne pas suite après mise en demeure, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l'assemblée (article 8 du décret de 1967). À défaut, tout copropriétaire peut saisir le juge pour être autorisé à convoquer.
Quels documents faut-il joindre à la convocation ?
Cela dépend des questions inscrites, selon l'article 11 du décret de 1967 : état financier et compte de gestion pour l'approbation des comptes, projet de budget pour son vote, devis et conditions essentielles des contrats pour des travaux, projet de contrat et fiche d'information pour la désignation du syndic. Le formulaire de vote par correspondance est joint dans tous les cas.
Que risque-t-on en cas de convocation irrégulière ?
Les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent demander en justice l'annulation de l'assemblée ou de certaines résolutions, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal (article 42 de la loi du 10 juillet 1965). Passé ce délai, les décisions ne sont plus contestables. Mais si le procès-verbal n'a pas été notifié, ou l'a été irrégulièrement, ce délai ne court pas et le risque perdure.
Faut-il inscrire une rubrique « questions diverses » à l'ordre du jour ?
L'assemblée ne peut voter que sur les questions inscrites : une rubrique « questions diverses » ne permet aucune décision valable et une résolution votée sous cet intitulé serait annulable. Elle peut rester un temps d'échange, à condition d'indiquer dans la convocation qu'aucun vote n'y sera organisé et de renvoyer les sujets soulevés à une prochaine assemblée.
Préparer sa convocation avec méthode
Convoquer correctement tient à quelques repères : envoyer au moins vingt et un jours avant, avec une marge confortable ; notifier par un canal qui laisse une preuve datée ; joindre le formulaire de vote par correspondance et les documents correspondant à chaque question ; rédiger une résolution par question, avec la majorité applicable ; conserver toutes les preuves d'envoi. Un rétroplanning établi deux mois avant la date envisagée permet de traiter ces points sans précipitation. Ce formalisme protège aussi le syndic bénévole : il transforme des décisions collectives en actes incontestables.
Pour outiller cette préparation, notre comparatif des logiciels pour syndic bénévole recense les solutions qui génèrent les convocations, suivent les envois et archivent les documents d'assemblée. Ma Copro Bénévole en fait partie, et se découvre sur ma-copro-benevole.fr.