Conditions générales de vente et d'abonnement

Les présentes conditions générales de vente (ci-après « les CGV ») définissent les conditions dans lesquelles BASILE, société à responsabilité limitée à associé unique (EURL) au capital de 1 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Metz sous le numéro 943 143 966, dont le siège social est situé 5 boulevard Paixhans, 57000 Metz, France (ci-après « l'Éditeur »), met à disposition du Client la solution logicielle « Ma Copro Bénévole » (ci-après « le Service »), accessible en ligne à l'adresse app.ma-copro-benevole.fr.

Les conditions d'accès et d'usage du Service par les personnes physiques qui s'y connectent font l'objet d'un document distinct, les Conditions générales d'utilisation, que chaque Utilisateur accepte lors de sa première connexion.

Les présentes CGV s'appliquent à l'exclusion de tout autre document, et notamment de tout document émanant du Client.

Client : le syndicat des copropriétaires, personne morale au sens de l'article 14 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, souscrivant au Service.

Représentant : le syndic non professionnel, bénévole ou coopératif, désigné par l'assemblée générale, qui souscrit et administre le Service au nom et pour le compte du Client.

Utilisateur : toute personne physique disposant d'un accès au Service, qu'il s'agisse du Représentant, des membres du conseil syndical ou des copropriétaires accédant à leur espace personnel.

Données du Client : l'ensemble des données et documents relatifs à la copropriété saisis, importés ou générés dans le Service.

Offre Gratuite et Offre Pro : les deux formules d'abonnement décrites à l'article 8.

Le Service est souscrit au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires. Le contrat lie l'Éditeur au syndicat, et non à la personne physique qui procède à la souscription.

En souscrivant, le Représentant déclare et garantit :

• qu'il a été régulièrement désigné syndic par l'assemblée générale du syndicat, et que son mandat est en cours de validité ;
• qu'il dispose du pouvoir d'engager le syndicat pour la dépense correspondante, celle-ci étant soit inscrite au budget prévisionnel voté par l'assemblée générale, soit couverte par une autorisation de l'assemblée générale ;
• que les informations communiquées, notamment la dénomination, l'adresse et le numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés ou le numéro SIRET du syndicat, sont exactes.

L'Éditeur ne saurait être tenu de vérifier la régularité de la désignation du Représentant ni l'existence de l'autorisation budgétaire.

Pour l'Offre Pro, si le contrat est déclaré inopposable au syndicat au motif que le Représentant ne disposait pas du pouvoir de l'engager, celui-ci se porte personnellement fort de l'exécution du contrat, dans la seule limite des sommes restant dues au titre des périodes déjà exécutées. Cet engagement ne s'étend à aucun autre chef de responsabilité. Il ne s'applique pas à l'Offre Gratuite.

Le Service est un outil logiciel. L'Éditeur n'exerce pas l'activité de syndic de copropriété et n'est pas titulaire de la carte professionnelle prévue par la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970.

En conséquence :

• l'Éditeur n'est pas mandataire du Client et n'accomplit aucun acte de gestion en son nom ou pour son compte ;
• l'Éditeur ne détient, ne reçoit et ne manie aucun fonds appartenant au Client. Les sommes dues par les copropriétaires sont exclusivement encaissées sur le compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat, dont le Représentant conserve la maîtrise exclusive. La consultation des opérations bancaires s'effectue en lecture seule, par l'intermédiaire d'un prestataire de services d'information sur les comptes agréé mentionné à l'annexe 1, et ne permet aucune initiation de paiement ;
• l'Éditeur n'exerce aucune activité de recouvrement de créances pour le compte d'autrui au sens des articles R. 124-1 et suivants du code des procédures civiles d'exécution. Les mises en demeure, relances et courriers de recouvrement sont générés par le Service à partir des données du Client, puis émis, signés et adressés par le Représentant en son nom et sous sa seule responsabilité. L'Éditeur n'intervient à aucun titre auprès des copropriétaires débiteurs ;
• l'Éditeur n'est pas expert-comptable et ne procède à aucune vérification, revue ni certification des comptes du syndicat. Le Service ne dispense pas le Client de faire appel, le cas échéant, à un professionnel du chiffre ;
• l'Éditeur ne fournit aucune prestation de conseil juridique, comptable ou fiscal personnalisé. Les modèles de documents, écritures suggérées, rappels d'échéances et contenus informatifs proposés dans le Service ont une valeur indicative et ne se substituent pas à l'avis d'un professionnel qualifié ;
• le Représentant demeure seul responsable de la conduite de sa mission de syndic, du respect des délais et formalités légales, de la régularité des assemblées générales, de l'exactitude et de la sincérité des comptes du syndicat, ainsi que des décisions de gestion prises au moyen du Service.

4.1 Origine des données et portée des documents produits

Le Service restitue, calcule et met en forme des données à partir des seules informations saisies ou importées par le Client et les Utilisateurs. L'Éditeur n'a ni la mission ni les moyens d'en vérifier l'exactitude, l'exhaustivité ou la sincérité. La qualité des documents produits (états comptables, répartitions de charges, appels de fonds, convocations) dépend directement de celle des données fournies.

Certaines fonctionnalités reposent sur des traitements automatisés, notamment la reconnaissance du contenu des factures. Les résultats de ces traitements sont des propositions, dont l'exactitude n'est pas garantie et qui doivent être contrôlées avant validation.

Les convocations aux assemblées générales, les procès-verbaux et les mises en demeure constituent des notifications au sens du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Leur envoi par voie électronique n'est valable que dans les conditions prévues par l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 et les articles 64-1 à 64-4 du décret précité, qui supposent notamment l'accord exprès préalable de chaque copropriétaire concerné et le recours à la lettre recommandée électronique.

En conséquence :

• les messages électroniques adressés par le Service aux copropriétaires (mise à disposition d'un document, émission d'un appel de fonds, annonce d'une assemblée générale) constituent des informations de confort et ne valent pas notification au sens des textes précités ;
• il appartient au Représentant de procéder aux notifications légales par les voies prévues par la réglementation, de recueillir et de conserver les accords exprès des copropriétaires à la notification électronique, et de tenir le registre correspondant ;
• l'Éditeur ne garantit ni la régularité des convocations, ni le respect des délais légaux, ni la validité des assemblées générales tenues à partir des documents produits par le Service.

Lorsque le Service met à disposition une fonctionnalité d'envoi recommandé électronique, celle-ci est fournie par un prestataire tiers mentionné à l'annexe 1 et son usage relève de la seule décision du Représentant.

6.1 Souscription

La souscription s'effectue en ligne : le Représentant crée un compte sur app.ma-copro-benevole.fr, renseigne les informations du syndicat, puis accepte les présentes CGV et l'accord de sous-traitance figurant à l'annexe 1. Le Représentant peut également demander l'ouverture du compte à l'Éditeur depuis le site ma-copro-benevole.fr ; l'acceptation est alors recueillie par écrit avant l'ouverture des accès.

Le contrat est formé à l'acceptation des CGV pour l'Offre Gratuite, et à la validation de la commande pour l'Offre Pro.

L'acceptation s'opère par une case à cocher distincte, non pré-cochée, précédée de la mise à disposition des CGV sous une forme permettant leur conservation et leur reproduction. La déclaration prévue à l'article 3 fait l'objet d'une case distincte.

6.2 Comptes et identifiants

L'accès au Service requiert la création d'un compte personnel. Les identifiants sont strictement personnels et confidentiels ; le Client est responsable de leur conservation et de tout usage effectué au moyen de ceux-ci. Toute suspicion de compromission doit être signalée sans délai à contact@ma-copro-benevole.fr.

Le Représentant peut ouvrir des accès aux copropriétaires et aux membres du conseil syndical, dans les limites des droits attachés à chaque profil. Il lui appartient de n'ouvrir un accès qu'aux personnes y ayant vocation, et de le révoquer lorsqu'il n'est plus justifié.

6.3 Convention de preuve

Les journaux de connexion et d'activité conservés par l'Éditeur font foi entre les parties, jusqu'à preuve contraire, de l'origine, de la date et du contenu des saisies, modifications, validations et envois effectués dans le Service, ainsi que de l'acceptation des présentes CGV et de leurs versions successives.

Ces journaux sont conservés pendant cinq ans et communiqués au Client sur simple demande.

Le contrat étant conclu avec le syndicat, il se poursuit de plein droit en cas de changement de syndic.

Le Représentant sortant s'oblige à en informer l'Éditeur sans délai.

Le nouveau syndic désigné par l'assemblée générale se voit attribuer les accès d'administration sur production du procès-verbal de l'assemblée générale ayant procédé à sa désignation et d'un justificatif d'identité ; les accès du Représentant sortant sont alors révoqués.

À défaut de coopération du Représentant sortant, l'Éditeur procède au transfert des accès d'administration sur demande du conseil syndical ou du nouveau syndic accompagnée des mêmes justificatifs, après en avoir informé le Représentant sortant.

Le Client peut à tout moment obtenir l'export intégral des Données du Client, notamment en vue de la transmission des archives prévue par les textes régissant la fin de mandat du syndic.

Le Service est proposé selon les offres suivantes :

Offre Gratuite : sans limitation de durée, comprenant la gestion des lots, tantièmes et copropriétaires, les appels de fonds, les assemblées générales, le partage de documents et l'espace copropriétaire.

Offre Pro : 4 € toutes taxes comprises par lot principal et par mois, comprenant l'intégralité de l'Offre Gratuite ainsi que la comptabilité, la connexion et le rapprochement bancaires, le recouvrement et les relances, le fonds de travaux, les avances et emprunts, la lecture automatique des factures, les notifications par courrier électronique et le support prioritaire.

Les lots secondaires (caves, parkings, celliers) ne sont pas facturés. Le nombre de lots principaux retenu est celui déclaré par le Client dans le Service.

8.1 Régime propre à l'Offre Gratuite

L'Offre Gratuite est fournie en l'état, sans engagement de niveau de service, sans garantie de disponibilité et sans délai de réponse garanti du support.

En cas d'absence de connexion pendant douze mois consécutifs, l'Éditeur peut clôturer le compte après notification adressée au Représentant et, s'il est connu, au conseil syndical, laissant au Client un délai de quatre-vingt-dix jours pour exporter ses données.

L'Éditeur se réserve la faculté de mettre fin à l'Offre Gratuite, moyennant un préavis de soixante jours permettant au Client d'exporter ses données ou de souscrire à l'Offre Pro.

8.2 Évolution des offres

L'Éditeur peut faire évoluer le contenu des offres. Toute modification substantielle du périmètre d'une offre, et notamment la suppression d'une fonctionnalité substantielle, est notifiée au Client avec un préavis de trente jours et ouvre droit à résiliation sans frais avant son entrée en vigueur.

Les prix sont exprimés en euros toutes taxes comprises, taxe sur la valeur ajoutée au taux de 20 % incluse. L'Éditeur est assujetti à la TVA sous le numéro intracommunautaire FR13943143966. Une évolution du taux légal se répercute de plein droit sur le prix toutes taxes comprises, sans que cette répercussion constitue une révision au sens du dernier alinéa du présent article.

La facture est émise au nom du syndicat des copropriétaires, mentionnant sa dénomination, son adresse et son numéro d'immatriculation ou de SIRET. Elle constitue une charge de la copropriété.

Le paiement s'effectue par prélèvement SEPA, à échéance mensuelle, à terme à échoir. Le mandat de prélèvement est signé par le Représentant agissant au nom du syndicat, sur le compte bancaire séparé de celui-ci ; le Représentant déclare disposer du pouvoir bancaire correspondant. Chaque prélèvement est annoncé au moins cinq jours ouvrés à l'avance par l'envoi de la facture correspondante.

En cas de défaut de paiement à l'échéance, et après mise en demeure restée infructueuse pendant quinze jours, l'Éditeur pourra suspendre l'accès aux fonctionnalités de l'Offre Pro, le Client conservant l'accès à l'Offre Gratuite et la faculté d'exporter ses données. Des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement pourront être appliqués dans les conditions légales.

Les prix peuvent être révisés une fois par an au plus. Toute révision est notifiée au Client au moins soixante jours avant son entrée en vigueur et ouvre droit à résiliation sans frais avant cette date.

Le contrat est conclu sans engagement de durée.

L'Offre Gratuite est souscrite pour une durée indéterminée. L'Offre Pro est souscrite par périodes mensuelles successives.

Le Client peut résilier à tout moment, depuis son espace ou par écrit à contact@ma-copro-benevole.fr, sans préavis, sans frais et sans justification. La résiliation de l'Offre Pro prend effet au terme du mois en cours ; les sommes correspondant au mois en cours restent dues et ne donnent pas lieu à remboursement. Le Client conserve ensuite l'accès à l'Offre Gratuite, sauf demande de clôture du compte.

Nonobstant ce qui précède, le Client peut renoncer à sa souscription à l'Offre Pro dans un délai de quatorze jours à compter de celle-ci et obtenir le remboursement intégral des sommes versées. Cette faculté est accordée contractuellement par l'Éditeur, indépendamment de l'applicabilité du droit de rétractation prévu par le code de la consommation.

L'Éditeur peut résilier moyennant un préavis de soixante jours, ou sans préavis en cas de manquement grave du Client, notamment d'usage du Service contraire à l'article 4 ou à la loi.

Avant la clôture effective du compte, l'Éditeur invite le Client à procéder à l'export intégral de ses données et adresse cette invitation au Représentant ainsi que, s'il est connu, au conseil syndical. Le Client dispose d'un délai de quatre-vingt-dix jours à compter de la fin du contrat pour procéder à cet export, à l'issue duquel les données sont supprimées dans les conditions prévues à l'annexe 1.

Il est expressément rappelé au Client qu'il lui appartient, avant cette suppression, de récupérer les pièces et documents qu'il est tenu de conserver et de transmettre au titre de ses obligations légales, notamment les archives de la copropriété et les pièces comptables.

Le Client, agissant par son Représentant, s'engage à :

• utiliser le Service conformément à sa destination et à la réglementation applicable ;
• fournir des informations exactes et les tenir à jour, notamment la liste des lots, des tantièmes et des copropriétaires ;
• respecter les obligations lui incombant en matière de protection des données à l'égard des copropriétaires, en sa qualité de responsable de traitement ;
• ne pas tenter d'accéder au Service par des moyens détournés, ni d'en extraire ou reproduire les composants.

11.1 Points de contrôle

Le Client s'oblige à vérifier, avant tout usage à l'égard d'un tiers et avant toute décision de gestion :

• la concordance des tantièmes saisis avec le règlement de copropriété et l'état descriptif de division ;
• l'exactitude des données extraites automatiquement des factures ;
• la concordance des soldes et des écritures avec les relevés du compte bancaire du syndicat ;
• la cohérence des sommes appelées avec le budget prévisionnel voté en assemblée générale ;
• l'exactitude et l'exhaustivité des convocations, ordres du jour, procès-verbaux, appels de fonds et états de fin d'exercice avant leur envoi ou leur présentation à l'assemblée générale.

Le Service peut signaler certaines anomalies apparentes et bloquer certaines opérations manifestement incohérentes. Ces contrôles constituent une aide et l'absence de signalement ne vaut pas validation des données saisies ni des documents produits.

Lors de la génération des actes destinés aux tiers, le Représentant confirme expressément avoir procédé aux vérifications qui lui incombent. Cette confirmation est horodatée et conservée dans les journaux mentionnés à l'article 6.3.

L'Éditeur s'engage à fournir le Service avec diligence et selon les règles de l'art. Il est tenu à une obligation de moyens, sous réserve des engagements exprès stipulés au présent article.

L'Éditeur s'efforce d'assurer l'accessibilité du Service en continu, sous réserve des opérations de maintenance, des cas de force majeure et des défaillances imputables aux réseaux de communication ou à des prestataires tiers. Les opérations de maintenance programmées sont, dans la mesure du possible, annoncées à l'avance et réalisées en dehors des heures ouvrées.

12.1 Sauvegarde et sécurité

L'Éditeur procède à une sauvegarde quotidienne des Données du Client, conservée pendant sept jours, et met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe 1.

L'Éditeur informe le Client de toute violation de données à caractère personnel le concernant dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, dans les conditions prévues à l'annexe 1.

12.2 Correction des anomalies

L'Éditeur corrige, dans un délai raisonnable au regard de leur gravité, les anomalies de fonctionnement du Service qui lui sont signalées.

La correction d'une anomalie ne comporte pas la reprise des exercices comptables antérieurs ni la rectification des documents déjà émis par le Client. Une assistance à la régularisation peut être proposée, le cas échéant sur devis.

12.3 Veille réglementaire

L'Éditeur assure une veille destinée à faire évoluer le Service en fonction des évolutions réglementaires applicables aux copropriétés. Cette veille ne constitue pas une garantie de conformité du Client : il appartient au Représentant de s'assurer du respect de ses propres obligations légales.

12.4 Support

Le support est accessible par courrier électronique à contact@ma-copro-benevole.fr, du lundi au vendredi, hors jours fériés.

Pour l'Offre Pro, le support est dit prioritaire : l'Éditeur s'engage à accuser réception de toute demande sous un jour ouvré et à apporter une première réponse qualifiée sous deux jours ouvrés. Pour l'Offre Gratuite, les demandes sont traitées sans délai garanti.

La responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et pour les seuls dommages directs.

13.1 Causes exclues

Sont exclus de la responsabilité de l'Éditeur les dommages trouvant leur cause dans :

• une donnée inexacte, incomplète ou obsolète saisie ou importée par le Client ou par un Utilisateur ;
• une décision de gestion prise par le Représentant ;
• l'absence des vérifications prévues à l'article 11.1 ;
• l'irrégularité d'une assemblée générale, l'inobservation d'un délai ou d'une formalité légale, notamment en matière de notification ;
• l'inexactitude ou l'insincérité des comptes du syndicat ;
• la perte de données résultant d'un fait du Client.

13.2 Responsabilité assumée

L'Éditeur répond en revanche, dans les limites du présent article, des défauts de conception ou de fonctionnement du Service, et notamment d'une erreur de calcul, d'une application incorrecte des règles de répartition des charges ou d'une perte de données qui lui serait imputable.

13.3 Plafond

Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité de l'Éditeur est plafonnée au plus élevé des deux montants suivants : le montant des sommes effectivement versées par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur, ou trois mille euros.

Ce plafond ne s'applique pas aux dommages corporels, à la faute lourde ou dolosive, ni aux dommages résultant d'un manquement de l'Éditeur à ses obligations de sous-traitant au titre du règlement (UE) 2016/679.

Le Client est responsable de traitement des données relatives à la copropriété. L'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679, dans les conditions définies par l'accord de sous-traitance figurant à l'annexe 1 des présentes, que le Client accepte en souscrivant.

L'Éditeur agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements qui lui sont propres, dans les conditions décrites par la politique de confidentialité.

Le Service, ses composants, ses interfaces et sa documentation demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur. Le Client bénéficie, pour la durée du contrat, d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible.

Les Données du Client demeurent la propriété du syndicat des copropriétaires. L'Éditeur ne dispose sur celles-ci d'aucun droit autre que celui de les héberger et de les traiter aux fins d'exécution du contrat. Il s'interdit de les exploiter à d'autres fins, notamment commerciales.

L'Éditeur s'interdit en particulier d'utiliser les Données du Client pour l'entraînement de modèles d'apprentissage automatique, et fait souscrire le même engagement aux prestataires auxquels il recourt pour les traitements automatisés mentionnés à l'article 4.1.

L'Éditeur peut produire et exploiter des statistiques agrégées et effectivement anonymisées, ne permettant en aucun cas la réidentification d'une copropriété ou d'une personne, à des fins d'amélioration du Service.

À tout moment pendant la durée du contrat, et pendant le délai postérieur prévu à l'article 10, le Client peut obtenir l'export de l'intégralité de ses données.

Cet export est accessible de manière autonome depuis l'espace d'administration, mis à disposition dans un délai maximal de sept jours en cas de demande adressée au support, et fourni sans frais.

Il comprend les données comptables et les écritures dans un format tabulaire structuré (CSV ou XLSX), les lots, tantièmes et copropriétaires dans le même format, ainsi que les documents déposés et les procès-verbaux d'assemblée générale dans leur format d'origine.

Chacune des parties s'engage à préserver la confidentialité des informations dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, pendant toute sa durée et pendant trois ans après son terme.

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l'inexécution de ses obligations en cas de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil.

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée au Client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. À défaut d'acceptation, le Client peut résilier sans frais avant cette date.

Les versions successives des CGV sont archivées par l'Éditeur, restent consultables en ligne et sont communiquées au Client sur demande.

Si l'une des stipulations des présentes était déclarée nulle, les autres conserveraient leur pleine valeur.

Le fait pour l'une des parties de ne pas se prévaloir d'un manquement ne saurait valoir renonciation.

Le contrat ne peut être cédé par le Client sans accord écrit de l'Éditeur. L'Éditeur peut céder le contrat dans le cadre d'une opération de restructuration, sous réserve que cette cession n'entraîne aucune diminution des droits du Client, et à charge d'en informer celui-ci, qui pourra résilier sans frais.

Les présentes conditions sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. Le Client peut adresser toute réclamation à contact@ma-copro-benevole.fr ; l'Éditeur s'engage à y répondre dans un délai de trente jours.

Le Client étant le syndicat des copropriétaires, personne morale agissant dans le cadre de son objet, il n'entre pas dans le champ de la médiation de la consommation prévue aux articles L. 611-1 et suivants du code de la consommation.

À défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant les juridictions compétentes selon les règles de droit commun.

L'accord de sous-traitance conclu au titre de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 fait partie intégrante des présentes conditions. Il figure dans un document distinct, accepté par le Client lors de la souscription par la même case à cocher que les présentes.