Politique de confidentialité

Ma Copro Bénévole est un service en ligne de gestion de copropriété destiné aux syndics non professionnels, accessible depuis le site ma-copro-benevole.fr et l'application app.ma-copro-benevole.fr.

Il est édité par BASILE, société à responsabilité limitée à associé unique (EURL) au capital de 1 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Metz sous le numéro 943 143 966, dont le siège social est situé 5 boulevard Paixhans, 57000 Metz, France.

Pour toute question relative à vos données personnelles : contact@ma-copro-benevole.fr.

Deux ensembles de traitements coexistent et ne relèvent pas du même responsable.

Les données de votre copropriété : identité et coordonnées des copropriétaires, lots, tantièmes, appels de fonds, comptabilité, documents déposés. Le syndicat des copropriétaires, représenté par son syndic, en est responsable de traitement : c'est lui qui décide des données saisies et de leur usage, dans le cadre de ses obligations légales issues de la loi du 10 juillet 1965. Nous n'intervenons qu'en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions de l'accord de sous-traitance. Si vous êtes copropriétaire et souhaitez exercer vos droits sur ces données, adressez-vous à votre syndic.

Nos propres traitements : création et gestion des comptes, abonnement et facturation, support, formulaire de contact, sécurité du service. Nous en sommes responsable de traitement, et c'est l'objet de la présente politique.

• Compte : adresse électronique, nom, mot de passe (conservé sous forme de condensat, jamais en clair), rôle au sein de la copropriété, dates de création et de dernière connexion.
• Abonnement et facturation : offre souscrite, nombre de lots facturés, factures émises au nom du syndicat, historique des paiements.
• Acceptation des documents légaux : identifiant du compte, date et heure, adresse IP, version et empreinte du document accepté. Ces éléments constituent la preuve de l'accord donné.
• Support et formulaire de contact : les informations que vous nous transmettez volontairement, et les échanges qui s'ensuivent.
• Sécurité : journaux de connexion et d'accès, journal des messages électroniques envoyés (domaine du destinataire uniquement, jamais l'adresse complète), compteurs de limitation de débit.

Nous ne collectons aucune donnée relevant de l'article 9 du RGPD et n'utilisons vos données à aucune fin publicitaire. Nous ne les vendons ni ne les louons à quiconque.

L'intérêt légitime invoqué est celui d'assurer la sécurité du service et de pouvoir démontrer l'exécution de nos obligations. Vous pouvez vous y opposer dans les conditions de l'article 8.

Au sein de la copropriété, l'accès est cloisonné par rôle : le syndic accède à la gestion complète, chaque copropriétaire aux seuls éléments qui le concernent. Ce cloisonnement est appliqué jusqu'au niveau de la base de données.

Pour faire fonctionner le service, nous recourons aux mêmes prestataires que ceux énumérés à l'article 5 de l'accord de sous-traitance : Supabase (base de données, authentification, stockage, sauvegardes), Vercel (hébergement et diffusion), Cloudflare (protection anti-robot des formulaires d'authentification), Bridge et Enable Banking (consultation bancaire en lecture seule), OpenRouter (reconnaissance automatique du contenu des factures) et Resend (acheminement des messages électroniques).

Chacun agit sur nos instructions et se trouve lié par un accord de traitement de données. Aucune donnée n'est communiquée à des tiers en dehors de ces prestataires, sauf réquisition d'une autorité habilitée.

La base de données, les documents déposés et les sauvegardes sont hébergés dans l'Union européenne.

Trois prestataires sont établis aux États-Unis : Resend, pour l'acheminement des messages électroniques, OpenRouter, pour la reconnaissance automatique du contenu des factures, cette dernière n'étant mise en œuvre que lorsque le syndic utilise volontairement la fonction, et Cloudflare, pour la protection anti-robot des formulaires d'authentification, qui ne traite que l'adresse IP et des signaux techniques du navigateur. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, lorsque le prestataire y est certifié, par le cadre Data Privacy Framework UE–États-Unis, complétés des mesures supplémentaires appropriées.

• Compte : pendant toute la durée d'utilisation du service, puis suppression dans les douze mois suivant la clôture du compte.
• Facturation : dix ans à compter de la clôture de l'exercice, au titre des obligations comptables et fiscales.
• Acceptation des documents légaux et versions publiées : dix ans à compter de la fin du contrat, durée retenue pour la preuve des contrats conclus par voie électronique.
• Journaux de sécurité et d'accès : cinq ans, conformément à l'article 6 de l'accord de sous-traitance.
• Support et demandes de contact : le temps du traitement de la demande, puis douze mois au maximum.

Les données de la copropriété obéissent aux durées prévues par l'accord de sous-traitance, et non à celles-ci.

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité prévus par le RGPD.

• Sur les données de votre copropriété : adressez-vous à votre syndic, responsable de traitement. Nous l'assistons pour y donner suite. Une demande qui nous parviendrait directement lui serait transmise.
• Sur les traitements décrits par la présente politique : écrivez-nous à contact@ma-copro-benevole.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.

Certains droits connaissent des limites : nous ne pouvons effacer une facture avant l'expiration du délai légal de conservation, ni la preuve d'une acceptation dont dépend l'existence même du contrat.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes.

Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos. Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair. Le cloisonnement par copropriété et par rôle est appliqué jusqu'au niveau de la base de données. Les accès d'administration sont restreints et journalisés.

Le détail des mesures figure à l'article 6 de l'accord de sous-traitance.

Le site vitrine ne dépose aucun cookie ; l'application n'en dépose que de strictement nécessaires au maintien de votre session. Le détail figure sur la page Cookies.

Cette politique peut évoluer avec le service. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des titulaires d'un compte par courrier électronique ou dans l'application.

Chaque modification donne lieu à une nouvelle version : les versions antérieures restent consultables en bas de cette page, avec leur date d'entrée en vigueur.