Changer de syndic copropriété : passer en syndic bénévole

Face à la hausse des honoraires des syndics professionnels, souvent compris entre 150 et 250 € par lot et par an, de nombreuses copropriétés, en particulier les petites copropriétés, envisagent de passer en syndic bénévole. Ce mode de gestion, dans lequel un copropriétaire assure lui-même les fonctions de syndic, permet de réduire les charges et de gagner en réactivité. Le changement suit toutefois une procédure précise, encadrée par la loi du 10 juillet 1965. Voici les étapes à respecter, de la candidature au vote en assemblée générale jusqu'à la passation avec le syndic sortant.

Qu'est-ce qu'un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole, appelé aussi syndic non professionnel, est un copropriétaire élu par l'assemblée générale pour gérer la copropriété. Il exerce exactement les mêmes missions qu'un syndic professionnel : exécution des décisions d'assemblée générale, tenue de la comptabilité, appels de charges, entretien de l'immeuble, convocation de l'assemblée générale annuelle et représentation du syndicat des copropriétaires.

À la différence d'un syndic professionnel, il n'est pas soumis à la loi Hoguet : il n'a besoin ni de carte professionnelle ni de garantie financière. Son mandat est limité à trois ans renouvelables, ramené à un an lorsque l'immeuble a moins de dix ans et que le syndic a participé à sa construction.

Le syndic bénévole ne doit pas être confondu avec le syndic coopératif, une autre forme de gestion non professionnelle dans laquelle les fonctions de syndic sont exercées par le président du conseil syndical.

Qui peut devenir syndic bénévole ?

L'article 17-2 de la loi du 10 juillet 1965 réserve la fonction de syndic non professionnel aux copropriétaires : le candidat doit posséder au moins un lot dans l'immeuble, même un simple parking ou une cave. Une société copropriétaire, une SCI par exemple, peut également être désignée et sera représentée par son gérant.

À l'inverse, ne peuvent pas être désignés syndic bénévole : un locataire, une personne extérieure à l'immeuble, un usufruitier ou un nu-propriétaire, qui ne disposent pas de la pleine propriété d'un lot. En cas de vente de son lot, le syndic bénévole perd sa qualité de copropriétaire et son mandat prend fin.

Les étapes pour passer d'un syndic professionnel à un syndic bénévole

Anticiper la fin du mandat du syndic en place

Le moyen le plus simple de changer de syndic consiste à ne pas renouveler le mandat du syndic professionnel à son échéance. Aucun motif n'est à fournir : l'assemblée générale désigne simplement un nouveau syndic qui prendra ses fonctions à la fin du mandat en cours. La date d'échéance figure dans le contrat de syndic.

Une révocation en cours de mandat reste possible, mais elle expose la copropriété à des dommages et intérêts si elle n'est pas justifiée par une faute du syndic (défaut de convocation de l'assemblée générale, comptabilité défaillante, absence de recouvrement des impayés). Dans la plupart des cas, il est préférable de viser l'assemblée générale annuelle qui précède l'échéance du contrat.

Inscrire la désignation du syndic bénévole à l'ordre du jour

Le copropriétaire candidat adresse sa candidature au syndic en place par lettre recommandée avec accusé de réception, en demandant l'inscription de deux points à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale : la désignation d'un syndic non professionnel et l'approbation de son projet de contrat de mandat. Le contrat précise la durée du mandat, les missions et les éventuelles conditions d'indemnisation.

Cette demande doit parvenir au syndic avant l'envoi des convocations, lesquelles doivent être adressées aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale. Par précaution, un envoi six à huit semaines avant la date prévisible de l'assemblée est recommandé.

Voter la désignation en assemblée générale

La désignation du syndic bénévole se vote à la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, c'est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents.

Si cette majorité n'est pas atteinte mais que le projet recueille au moins un tiers des voix, l'article 25-1 permet de procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple de l'article 24, celle des copropriétaires présents ou représentés. Cette passerelle facilite l'adoption du changement dans les copropriétés où l'absentéisme est important.

Le procès-verbal de l'assemblée générale, notifié dans le délai d'un mois, officialise la désignation. Le nouveau syndic entre en fonction à la date prévue par la résolution, en général à l'échéance du mandat du syndic sortant.

Organiser la passation avec le syndic sortant

L'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 encadre la transmission des documents entre l'ancien et le nouveau syndic. Le syndic sortant doit remettre dans un délai de 15 jours la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Dans un délai d'un mois, il transmet l'ensemble des documents et archives de la copropriété : règlement de copropriété, carnet d'entretien, contrats fournisseurs, procès-verbaux, pièces comptables. Il dispose ensuite de deux mois supplémentaires pour verser le solde des fonds après apurement des comptes.

En cas de carence, le nouveau syndic peut mettre en demeure le syndic sortant puis saisir le tribunal judiciaire pour obtenir la remise des pièces sous astreinte.

Les obligations du syndic bénévole après son élection

Ouvrir un compte bancaire séparé

Le syndic bénévole doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Cette obligation, issue de la loi ALUR, s'applique sans dérogation possible au syndic non professionnel. Toutes les sommes reçues au nom du syndicat, appels de charges compris, transitent par ce compte.

Souscrire une assurance responsabilité civile

L'assurance responsabilité civile du syndic bénévole n'est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée : le syndic engage sa responsabilité en cas de faute de gestion, d'erreur comptable ou de défaut d'entretien ayant causé un préjudice. Certains contrats multirisques immeuble proposent cette garantie en extension. Le sujet mérite d'être examiné avant la prise de fonction.

Mettre à jour l'immatriculation de la copropriété

Toute copropriété doit être immatriculée au registre national des copropriétés. Le nouveau syndic doit se déclarer comme représentant légal de la copropriété et mettre à jour chaque année les données de la fiche synthétique (budget, impayés, nombre de lots).

S'organiser pour la gestion courante

La gestion demande de la rigueur : tenue de la comptabilité, appels de charges, suivi des contrats et préparation de l'assemblée générale annuelle. Un logiciel de syndic bénévole, comme Ma Copro Bénévole, peut faciliter le suivi des comptes et des documents de la copropriété. La répartition de certaines tâches avec le conseil syndical permet aussi d'alléger la charge de travail.

Conclusion

Passer en syndic bénévole repose sur une procédure accessible : un copropriétaire candidat, une inscription à l'ordre du jour avec un projet de contrat, un vote à la majorité absolue de l'article 25 et une passation encadrée avec le syndic sortant. Le succès de ce mode de gestion dépend ensuite de l'organisation mise en place : compte bancaire séparé, assurance, immatriculation à jour et outils de suivi adaptés. Pour les petites copropriétés, l'économie réalisée sur les honoraires justifie souvent l'investissement en temps.