Impayés de charges de copropriété : la procédure de recouvrement étape par étape

Un copropriétaire cesse de régler ses appels de fonds. Au premier trimestre, la copropriété absorbe le manque. Au troisième, le compte du syndicat ne suffit plus à payer l'assurance et l'entretien de la chaudière. Les impayés de charges de copropriété sont la première cause de difficultés financières des petits immeubles, et le syndic est en première ligne : c'est lui, et lui seul, qui a qualité pour engager le recouvrement au nom du syndicat des copropriétaires.

Cet article décrit la marche à suivre dans l'ordre : relance amiable, mise en demeure avec un modèle de courrier réutilisable, exigibilité anticipée des appels de l'année, frais imputables au copropriétaire défaillant, procédures judiciaires, garanties sur le lot et délais à ne pas laisser passer.

Ce qu'un impayé change concrètement pour la copropriété

Le syndicat des copropriétaires n'a pas de trésorerie propre : il ne vit que des appels de fonds. Quand l'un des copropriétaires ne paie plus, les dépenses continuent (assurance, eau, électricité des communs, entretien) et c'est la trésorerie collective qui absorbe le trou. Dans un immeuble de six lots, un copropriétaire détenant 180/1000e qui cesse de payer prive la copropriété de près d'un cinquième de ses ressources : les factures courantes deviennent difficiles à honorer, les travaux votés sont reportés et les autres copropriétaires finissent par avancer la somme, souvent via un appel complémentaire réparti selon les tantièmes. Ne rien faire n'est donc pas neutre : la négligence dans le recouvrement des charges fait partie des fautes de gestion susceptibles d'être reprochées au syndic, y compris bénévole, un point développé dans notre guide du syndic bénévole.

Étape 1 : la relance amiable, dès le premier retard

La première réaction doit être rapide et sans dramatisation : beaucoup de retards s'expliquent par un prélèvement rejeté, un changement de compte bancaire ou une simple inattention. Dans les jours qui suivent l'échéance non honorée, adressez une relance simple par courriel ou lettre ordinaire : date d'exigibilité de l'appel de fonds, montant restant dû, solde du compte du copropriétaire, coordonnées bancaires du syndicat. Un délai de huit à quinze jours donne une échéance claire sans paraître comminatoire.

Si le copropriétaire signale une difficulté financière réelle, un échéancier de paiement écrit est souvent préférable à une procédure. Il fixe le montant et la date de chaque versement, précise que les appels à venir restent dus en parallèle et prévoit que le non-respect d'une échéance y met fin. Informez-en le conseil syndical, qui doit pouvoir suivre l'évolution du solde.

Conservez une trace écrite de chaque relance et de chaque réponse : ces pièces démontrent ensuite la diligence du syndic, devant l'assemblée générale comme devant un juge.

Étape 2 : la mise en demeure par lettre recommandée

Sans régularisation ni accord, la relance laisse place à la mise en demeure, qui conditionne toute la suite de la procédure. Elle s'envoie par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, à la dernière adresse connue ou au domicile élu notifié au syndic ; une notification par voie électronique n'est possible que si le copropriétaire y a expressément consenti au préalable.

Elle produit trois effets :

1. Elle fait courir les intérêts de retard au taux légal sur les sommes dues.
2. Elle ouvre l'imputation des frais de recouvrement au seul copropriétaire défaillant, en application de l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965.
3. Elle déclenche le délai de 30 jours au terme duquel les appels de fonds restants de l'exercice deviennent exigibles.

Pour être efficace, elle doit être précise : nature et montant exact des sommes réclamées, exercice concerné, référence de l'assemblée générale ayant voté le budget ou approuvé les comptes, délai de 30 jours, conséquences du non-paiement. Une mise en demeure vague, ou globalisant plusieurs exercices, fragilise la suite.

Modèle de lettre de mise en demeure

Modèle à adapter ; les mentions entre crochets sont à remplacer.

Syndicat des copropriétaires du [adresse de l'immeuble] Représenté par [Prénom NOM], syndic [Adresse du syndic]

[Prénom NOM du copropriétaire] [Adresse]

Lettre recommandée avec demande d'avis de réception n° [numéro]

À [ville], le [date]

Objet : mise en demeure de payer les charges de copropriété, lot n° [numéro]

Madame, Monsieur,

En ma qualité de syndic du syndicat des copropriétaires de l'immeuble situé [adresse], je constate qu'à ce jour vous restez redevable de la somme de [montant] euros au titre des charges de copropriété afférentes au lot n° [numéro] dont vous êtes propriétaire.

Cette somme correspond aux appels de fonds du [date] et du [date], échus le [date] et le [date], émis en exécution du budget prévisionnel voté par l'assemblée générale du [date] et répartis conformément au règlement de copropriété. Malgré les relances des [dates], ils demeurent impayés.

Je vous mets donc en demeure de régler cette somme dans un délai de trente jours à compter de la première présentation de la présente lettre, par virement sur le compte bancaire du syndicat : [IBAN].

À défaut de paiement dans ce délai, je vous informe que :

• les provisions non encore échues du budget prévisionnel de l'exercice en cours et les sommes restant dues au titre du fonds de travaux deviendront immédiatement exigibles, en application de l'article 19-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ;
• des intérêts de retard au taux légal courront à compter de la présente mise en demeure et les frais nécessaires exposés pour le recouvrement seront mis à votre seule charge, en application de l'article 10-1 de la même loi ;
• une procédure judiciaire sera engagée et une hypothèque légale pourra être inscrite sur votre lot.

Si votre situation vous empêche de régler l'intégralité de cette somme, je vous invite à me contacter sans délai afin d'examiner la mise en place d'un échéancier de paiement.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom NOM] Syndic du syndicat des copropriétaires

La déchéance du terme : tous les appels de l'année deviennent exigibles

C'est le levier le plus puissant dont dispose la copropriété, et il est souvent ignoré des syndics bénévoles.

De nombreux règlements de copropriété comportent une clause de déchéance du terme : en cas de non-paiement d'un appel de fonds, le copropriétaire perd le bénéfice des échéances à venir, qui deviennent immédiatement dues. Cette clause est aujourd'hui doublée d'un mécanisme légal, l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 : lorsqu'une provision du budget prévisionnel n'est pas payée à son échéance et qu'une mise en demeure reste infructueuse pendant 30 jours, deviennent immédiatement exigibles toutes les provisions non encore échues du budget de l'exercice en cours, ainsi que les sommes restant dues au titre du fonds de travaux. Autrement dit, un impayé d'un trimestre permet de réclamer d'un coup les trois trimestres suivants.

Le syndic peut alors saisir le président du tribunal judiciaire selon une procédure accélérée au fond, dont la décision bénéficie de l'exécution provisoire : elle s'applique même si le copropriétaire fait appel.

Trois précautions conditionnent la validité de cette voie : le budget prévisionnel doit avoir été régulièrement voté en assemblée générale ; pour les arriérés d'exercices antérieurs, les comptes de ces exercices doivent avoir été approuvés ; et la mise en demeure doit être précise et distincte pour chaque exercice. La Cour de cassation a jugé le 15 janvier 2026 (3e chambre civile, n° 23-23.534) qu'un courrier global couvrant plusieurs exercices ne satisfait pas aux exigences de l'article 19-2 : envoyez une lettre par exercice plutôt qu'un décompte cumulé.

Qui paie les frais de recouvrement

La question revient systématiquement en assemblée générale, et la réponse est favorable à la copropriété. L'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les frais nécessaires exposés par le syndicat pour recouvrer une créance justifiée contre un copropriétaire sont imputables à ce seul copropriétaire, et non répartis entre tous selon les tantièmes : frais de mise en demeure, de relance, d'inscription d'hypothèque, droits et émoluments des actes de commissaire de justice.

Deux limites : ces frais ne sont imputables qu'à compter de la mise en demeure, les relances amiables antérieures restant à la charge du syndicat ; et seuls les frais nécessaires et justifiés peuvent l'être, le juge écartant une dépense disproportionnée au regard du montant réclamé.

En pratique, débitez le compte individuel du copropriétaire défaillant de ces frais de manière distincte, justificatif à l'appui : c'est ce qui démontre, lors de l'approbation des comptes, que les copropriétaires à jour n'ont pas supporté le coût de la défaillance de leur voisin.

Étape 3 : la procédure judiciaire

Si le délai de 30 jours expire sans paiement, le passage devant le juge devient nécessaire. Deux points d'organisation d'abord.

Faut-il une autorisation de l'assemblée générale ? Non pour l'action en recouvrement elle-même : l'article 55 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 en dispense expressément le syndic, de même que pour les mesures conservatoires et les mesures d'exécution forcée, à l'exception de la saisie-vente du lot, qui suppose une décision d'assemblée générale. Le syndic doit en revanche rendre compte à la prochaine assemblée générale des actions engagées.

Faut-il un avocat ? Devant le tribunal judiciaire, la représentation par avocat n'est pas exigée lorsque la demande porte sur un montant inférieur ou égal à 10 000 euros ; au-delà, elle devient obligatoire. Même sous ce seuil, elle est utile dès que le copropriétaire conteste la dette ou soulève une irrégularité de convocation. Le tribunal compétent est celui du lieu de situation de l'immeuble, quelle que soit l'adresse du copropriétaire défaillant.

Le recours à un conciliateur de justice est gratuit et peut aboutir à un accord homologué. Une fois le jugement obtenu, son exécution relève du commissaire de justice (l'ancien huissier) : saisie des rémunérations, saisie sur compte bancaire ou saisie des loyers si le lot est loué.

Les garanties de la copropriété sur le lot

Le syndicat n'est pas un créancier ordinaire : la loi lui accorde des garanties attachées au lot lui-même.

L'hypothèque légale spéciale

Les créances du syndicat contre un copropriétaire sont garanties par une hypothèque légale spéciale sur son lot, prévue par l'article 19 de la loi du 10 juillet 1965. Elle a remplacé, avec l'entrée en vigueur de la réforme des sûretés au 1er janvier 2022, l'ancien privilège immobilier spécial du syndicat.

Elle peut être inscrite dès lors qu'une mise en demeure de payer une dette échue est restée infructueuse, et donne au syndicat un droit de préférence : en cas de vente du lot, amiable ou forcée, il est payé par priorité sur le prix, avant les créanciers non garantis. L'inscription se prend auprès du service de la publicité foncière, en pratique par l'intermédiaire d'un notaire, moyennant des frais eux-mêmes imputables au copropriétaire défaillant ; elle se justifie surtout pour les dettes significatives et durables.

L'opposition sur le prix de vente

C'est le mécanisme le plus efficace et le plus simple à mettre en œuvre. Lorsqu'un copropriétaire vend son lot, le notaire notifie au syndic un avis de mutation. À compter de cette notification, le syndic dispose de quinze jours pour former opposition au versement du prix de vente au vendeur, à hauteur des sommes restant dues : c'est l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965.

L'opposition ne bloque pas la vente, seulement la remise au vendeur de la part du prix correspondant à la dette ; elle doit détailler le montant et la cause des sommes réclamées. Surtout, le délai de quinze jours est impératif : une opposition tardive est privée d'effet. Un courrier de notaire annonçant la vente du lot d'un copropriétaire débiteur doit donc être traité en priorité absolue.

Combien de temps pour agir : la prescription

Les actions personnelles entre un copropriétaire et le syndicat, dont l'action en recouvrement des charges, se prescrivent par cinq ans, en application de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 dans sa rédaction issue de la loi ELAN du 23 novembre 2018, qui a réduit ce délai de dix à cinq ans.

Le point de départ court, pour chaque somme, à compter du jour où le syndicat a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'agir, en pratique l'échéance de chaque appel de fonds. La dette se périme donc par tranches : laisser dormir un dossier plusieurs exercices, c'est perdre les sommes les plus anciennes. Une action en justice interrompt la prescription, une simple relance non.

Prévenir plutôt que recouvrer

Les copropriétés qui connaissent peu d'impayés sont celles où le suivi est régulier.

• Pointez les encaissements après chaque échéance. Un contrôle dans les jours qui suivent la date d'exigibilité détecte le premier retard, celui qui se règle encore par un courriel. Ce rythme va de pair avec un calendrier d'appels bien construit, sujet détaillé dans notre article sur l'appel de fonds en copropriété.
• Communiquez le solde des impayés au conseil syndical chaque trimestre et présentez-le en assemblée générale : le partage de l'information évite que le syndic porte seul la décision d'engager une procédure.
• Constituez le dossier au fil de l'eau : procès-verbaux votant le budget et approuvant les comptes, appels de fonds, relances, accusés de réception. Un dossier complet distingue une procédure gagnée d'une procédure rejetée pour vice de forme. Il suppose une comptabilité tenue à jour, seule façon de justifier le montant exact réclamé.

L'essentiel à retenir

Face à un impayé de charges, la règle est la réactivité : une relance dans les jours qui suivent l'échéance, une mise en demeure précise et distincte par exercice quelques semaines plus tard, puis la saisine du tribunal judiciaire si les trente jours s'écoulent sans paiement. Ce séquencement résout la grande majorité des situations avant le contentieux, et les frais engagés à partir de la mise en demeure pèsent sur le copropriétaire défaillant, non sur la collectivité. Deux réflexes le complètent : surveiller les avis de mutation pour former opposition dans les quinze jours en cas de vente du lot, et ne jamais laisser une dette approcher les cinq ans de prescription.

Un outil de gestion facilite le suivi en signalant les échéances non réglées et en tenant à jour le compte de chaque copropriétaire ; les solutions disponibles sont passées en revue dans notre comparatif des logiciels pour syndic bénévole, dont ma-copro-benevole.fr. Les informations de cet article sont à jour en juillet 2026 et susceptibles d'évoluer ; pour une situation contentieuse importante ou contestée, l'avis d'un professionnel du droit reste recommandé.