État daté en copropriété : le guide du syndic bénévole, avec modèle

Un copropriétaire vend son lot et le notaire vous écrit : il lui faut un état daté. Ce document chiffre ce que le vendeur doit encore à la copropriété, ce qu'elle pourrait lui devoir et ce que l'acquéreur aura à payer. Pour un syndic bénévole, c'est souvent la première vente à accompagner. Voici les étapes, avec un modèle d'état daté et un modèle d'informations avant la promesse.

Qui établit l'état daté et à quel moment

C'est le syndic qui établit l'état daté. Il l'adresse au notaire chargé de l'acte, à la demande du notaire ou du vendeur, avant la signature de la vente (décret n° 67-223 du 17 mars 1967, art. 5). Le texte ne fixe aucun délai : répondez dès que vous avez les chiffres.

Pour les deux premières parties, le décret admet des montants donnés « d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes » (art. 5). Vous indiquez ce que vous savez ce jour-là ; la régularisation viendra à l'approbation des comptes.

Avant la promesse : les informations financières

Le mot « pré-état daté » ne figure dans aucun texte. Il désigne les informations que le vendeur remet à l'acquéreur au plus tard à la signature de la promesse de vente (code de la construction et de l'habitation, art. L. 721-2). C'est le vendeur qui les remet, mais c'est vous qui tenez les comptes : il vous demandera les chiffres. Ils sont quatre :

• a) les charges du budget et hors budget payées par le vendeur sur les deux exercices précédant la vente ;
• b) les sommes susceptibles d'être dues au syndicat par l'acquéreur ;
• c) l'état global des impayés de charges de la copropriété et de sa dette envers les fournisseurs ;
• d) s'il existe un fonds de travaux, la part rattachée au lot et la dernière cotisation versée par le vendeur.

Les points a, c et d sont à jour de la dernière assemblée qui a approuvé les comptes. Le texte dispense certaines petites copropriétés des points b et c ; comme il renvoie à une rédaction de la loi qui a changé depuis, le plus simple est de les donner quand même.

Le vendeur y joint la fiche synthétique, le règlement de copropriété avec l'état descriptif de division, les procès-verbaux des trois dernières années, le carnet d'entretien, une notice sur les droits et obligations des copropriétaires, les conclusions du diagnostic technique global s'il existe, puis le plan pluriannuel de travaux ou son projet. Si l'acquéreur est déjà copropriétaire dans l'immeuble, seules restent les informations financières. Pour un lot annexe (cave, parking, garage), restent la fiche synthétique, le règlement et les informations financières. Les procès-verbaux se retrouvent dans le registre : voyez notre guide du procès-verbal d'assemblée générale.

Ce modèle reprend les quatre points dans l'ordre du texte. Envoyez-le au vendeur, qui le joindra à la promesse.

Ce que contient l'état daté

L'article 5 du décret de 1967 le découpe en trois parties et une annexe :

• ce que le vendeur doit encore : provisions exigibles, charges impayées des exercices précédents, étalement de travaux, avances exigibles et, depuis le 25 décembre 2025, ce qui reste dû sur un emprunt collectif ;
• ce que la copropriété pourrait lui devoir : surtout les avances qu'il a versées, qui sont remboursables (décret, art. 45-1) ;
• ce qui reviendra à l'acquéreur : la reconstitution des avances, même estimée, puis les provisions pas encore exigibles ;
• en annexe, la quote-part du lot dans le budget et dans les dépenses hors budget des deux exercices précédents, avec l'objet et l'état des procédures en cours.

Qui paie quoi entre vendeur et acquéreur

La provision exigible du budget revient au vendeur. Une provision hors budget revient à celui qui est copropriétaire le jour où elle devient exigible. Le solde de régularisation va au compte de celui qui est copropriétaire le jour de l'approbation des comptes (décret, art. 6-2). Le calendrier des appels est détaillé dans notre guide de l'appel de fonds en copropriété.

Les cotisations au fonds de travaux restent attachées au lot : elles ne sont pas remboursées au vendeur (loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 14-2-1). Ce qui reste dû sur un emprunt collectif devient exigible à la vente, sauf reprise par l'acquéreur avec l'accord du prêteur et de la caution (art. 26-8). Les annuités d'un étalement de travaux deviennent exigibles dès la première vente ou donation du lot (art. 33).

Ce modèle suit l'ordre des trois parties. Écrivez « néant » sur les lignes sans objet : le notaire voit ainsi que rien n'a été oublié.

Ce qu'un syndic bénévole peut facturer

Les frais et honoraires du syndic pour l'état daté sont imputables au seul vendeur, dans la limite de 380 € TTC pour un ou plusieurs lots vendus par le même acte (loi du 10 juillet 1965, art. 10-1, b ; décret n° 2020-153 du 21 février 2020, art. 1).

Un syndic non rémunéré ne perçoit pas d'honoraires. Les frais que vous avez réellement engagés, un envoi recommandé par exemple, peuvent revenir au vendeur sur justificatif : indiquez-les en bas du document. Si l'assemblée vous a voté une rémunération, votre contrat suit le contrat type des syndics (loi, art. 18-1 A) : regardez ce qu'il prévoit, toujours dans la limite de 380 € TTC. Voir aussi notre article sur le contrat de syndic bénévole.

Après la signature : avis de mutation et opposition

Si le vendeur ne doit rien, remettez-lui un certificat qui l'atteste, daté de moins d'un mois : le notaire n'a alors pas d'avis de mutation à vous envoyer (loi, art. 20, I).

Sinon, le notaire vous adresse un avis de mutation par lettre recommandée avec avis de réception. À partir de sa réception, vous avez quinze jours pour former opposition au versement du prix, à hauteur de ce que le vendeur doit encore. L'opposition se fait par acte extrajudiciaire, délivré par un commissaire de justice. Elle indique le montant et la cause des sommes réclamées (art. 20, I) : seules comptent celles qui sont liquides et exigibles le jour de la vente (décret, art. 5-1). Sans accord avec le vendeur, le notaire verse les sommes retenues à la copropriété dans les trois mois, sauf contestation en justice. Les actes du commissaire de justice font partie des frais de recouvrement imputables au vendeur (loi, art. 10-1, a). Le recouvrement est détaillé dans notre guide des impayés de charges.

Avant l'acte, le notaire vous communique aussi le nom de l'acquéreur. Vous avez un mois pour lui délivrer un certificat : l'acquéreur n'est pas copropriétaire dans l'immeuble, ou il l'est sans mise en demeure restée sans effet depuis plus de quarante-cinq jours (loi, art. 20, II). Après l'acte, la vente vous est notifiée avec le nom et le domicile du nouveau copropriétaire (décret, art. 6) : mettez à jour la liste des copropriétaires.

Ce que l'app prépare pour vous

Dans l'app, on calcule les chiffres de la vente à partir des appels de fonds, des règlements, du budget voté et des derniers comptes approuvés. On prépare les informations avant la promesse, l'état daté puis le compte du vendeur au jour de la vente. Vous relisez, complétez ce que l'app ne suit pas (étalement de travaux, caution d'emprunt) puis transmettez au notaire. Pour comparer les outils, voyez notre comparatif des logiciels pour syndic bénévole.