Procès-verbal d'assemblée générale de copropriété : contenu, signatures, notification et modèle

Le procès-verbal d'assemblée générale est la mémoire de la copropriété : il dit ce qui a été décidé, qui a voté quoi et à partir de quand les décisions sont acquises. Pour un syndic bénévole, il tient en trois gestes : le rédiger pendant la séance, le faire signer, puis le notifier dans le mois à ceux qui peuvent contester. Voici l'essentiel, avec un modèle de procès-verbal et une feuille de présence à adapter.

La feuille de présence, première pièce du procès-verbal

Avant le premier vote, on dresse la feuille de présence, qui sert à compter les voix puis s'annexe au procès-verbal (décret n° 67-223 du 17 mars 1967, art. 17).

L'article 14 du décret de 1967 en fixe le contenu. Pour chaque copropriétaire, elle indique son nom, son domicile, son nombre de voix et sa situation :

• présent physiquement ou représenté, avec alors le nom et le domicile de son mandataire ;
• présent à distance (visioconférence, audioconférence), si l'assemblée l'a prévu ;
• votant par correspondance, avec la date à laquelle vous avez reçu son formulaire.

Chaque copropriétaire présent physiquement, ou son mandataire, signe en face de son nom. Le président de séance certifie ensuite la feuille exacte. Les voix sont les tantièmes de chacun, plafonnées pour un copropriétaire qui en détient plus de la moitié (loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 22).

Côté pouvoirs, le syndic, même bénévole, ne peut pas en recevoir (loi, art. 22). Un pouvoir sans nom de mandataire se remet en début de séance au président du conseil syndical, à défaut à un membre du conseil, sinon au président de séance : c'est lui qui choisit le mandataire (décret, art. 15-1). Le modèle de pouvoir est dans notre guide de la convocation à l'assemblée générale.

Ce que le procès-verbal doit contenir

Le procès-verbal ne raconte pas la réunion : il constate les décisions. L'article 17 du décret de 1967 dit ce qu'il comporte :

• sous l'intitulé de chaque question de l'ordre du jour, le résultat du vote ;
• les noms et voix des copropriétaires qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ;
• les noms et voix des votants par correspondance assimilés à des défaillants sur une résolution amendée en séance (loi, art. 17-1 A) ;
• les réserves que les opposants formulent sur la régularité d'une décision ;
• le cas échéant, qui a distribué les pouvoirs sans nom de mandataire ;
• les incidents techniques qui ont empêché un copropriétaire à distance de voter.

Si un copropriétaire demande en séance à recevoir ses courriers par la poste, le procès-verbal le note aussi : la demande vaut dès ce jour (décret, art. 64-4). Notre modèle nomme aussi les absents, à qui vous le notifierez.

Qui préside, qui rédige, qui signe

En début de réunion, l'assemblée désigne son président de séance et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat, sauf décision contraire de l'assemblée (décret, art. 15). Il ne peut pas présider, ses proches non plus (loi, art. 22) : vous tenez la plume, un autre copropriétaire préside.

Le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs signent le procès-verbal à la fin de la séance ou dans les huit jours qui suivent (décret, art. 17). Le plus simple : le remplir au fil des votes, le relire ensemble avant de se quitter.

Reprenez le bloc d'une résolution pour chaque question, dans l'ordre de la convocation, puis retirez les lignes sans objet.

Notifier le procès-verbal dans le mois

Vous avez un mois à compter de l'assemblée pour notifier le procès-verbal, sans ses annexes (loi, art. 42). La notification va à chaque copropriétaire opposant ou défaillant : c'est elle qui fait courir son délai pour contester. Elle mentionne le résultat des votes et reproduit le deuxième alinéa de l'article 42 (décret, art. 18) : notre modèle le cite en entier.

Les défaillants sont ceux qui n'étaient ni présents, ni représentés, ni votants par correspondance, plus ceux qui avaient voté pour par correspondance une résolution amendée en séance (loi, art. 17-1 A). Une copie aux autres copropriétaires reste une bonne habitude.

Depuis le 25 décembre 2025, la notification électronique est la règle, sans accord préalable (loi, art. 42-1). Elle passe par un prestataire de services de confiance qualifié (décret, art. 64) : un courriel ordinaire ne suffit pas. Le copropriétaire qui a demandé le papier reçoit une lettre recommandée avec avis de réception (art. 64-1). La remise en main propre, admise pour une convocation, n'est pas prévue pour le procès-verbal (art. 64-3).

Le délai de contestation de deux mois

Un opposant ou un défaillant peut contester une décision en justice dans les deux mois de la notification (loi, art. 42). Le délai part du lendemain de l'avis électronique du prestataire (décret, art. 64) ou de la première présentation de la lettre recommandée (art. 64-1). Passé ce délai, la décision est acquise. Sans notification, ce délai ne court pas.

Pour les travaux votés à la majorité de l'article 25 ou 26, l'exécution attend la fin de ces deux mois, sauf urgence (loi, art. 42, al. 3). Notez la date de chaque envoi : la plus tardive vous dit quand signer le devis.

Conserver les procès-verbaux

Les procès-verbaux s'inscrivent à la suite dans un registre, papier ou électronique (décret, art. 17). Le syndic les garde avec leurs annexes parmi les archives du syndicat et en délivre des copies certifiées (art. 33). Aucun texte ne fixe de durée : gardez-les tous, ils passent à votre successeur (art. 33-1). Lors d'une vente, le vendeur remet à l'acquéreur ceux des trois dernières années (code de la construction et de l'habitation, art. L. 721-2) : voyez notre guide de l'état daté.

Ce que l'app prépare pour vous

Dans l'app, on tient la feuille de présence en séance et on compte les voix de chaque résolution. On prépare ensuite le procès-verbal à partir des votes saisis, la liste des copropriétaires à qui le notifier et le suivi des envois. Vous relisez, vous faites signer. Pour situer les outils, voyez notre comparatif des logiciels pour syndic bénévole.