Conseil syndical de copropriété : rôle, élection et fonctionnement

Le conseil syndical est l'organe qui assiste le syndic et contrôle sa gestion. Ses membres sont des copropriétaires élus par l'assemblée générale, qui ne sont pas rémunérés. Il ne gère pas l'immeuble et ne décide pas à la place de l'assemblée : il donne un avis, vérifie les comptes et prépare les décisions. Dans une copropriété gérée par un syndic bénévole, il joue un rôle particulier : la loi permet au syndic d'y siéger et les règles pensées pour contrôler un professionnel ne s'appliquent pas toutes. Voici ce que prévoient la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967, puis la façon dont le conseil syndical travaille au quotidien.

Qu'est-ce que le conseil syndical ?

Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Il donne aussi son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toute question qui concerne le syndicat, qu'on le consulte ou qu'il s'en saisisse lui-même.

Le conseil syndical se place entre les copropriétaires et le syndic. Les décisions du syndicat se prennent en assemblée générale ; leur exécution revient au syndic, placé sous le contrôle du conseil syndical (article 17). Le conseil ne se substitue ni à l'une ni à l'autre.

La différence entre le syndic et le conseil syndical

Le syndic est le représentant légal du syndicat : il exécute les décisions de l'assemblée, administre l'immeuble, tient la comptabilité et établit le budget (article 18). Le conseil syndical n'a pas de pouvoir de représentation ni de gestion. Il vérifie le travail du syndic, prépare avec lui le budget et l'ordre du jour. Il éclaire l'assemblée par ses avis.

Le conseil syndical est-il obligatoire ?

Le principe est l'obligation : la loi dit « dans tout syndicat ». Trois situations y font exception.

L'assemblée générale peut décider, par une délibération spéciale votée à la majorité de l'article 26 (la majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix), de ne pas instituer de conseil syndical. La décision inverse, revenir à un conseil syndical, se prend à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 21).

Une petite copropriété n'est pas tenue d'en constituer un (article 41-9). Il s'agit d'un syndicat d'au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces ; le régime s'applique aussi lorsque le budget prévisionnel moyen sur trois exercices est inférieur à 15 000 € (article 41-8). Les autres allègements de ce régime sont présentés dans notre guide du syndic bénévole en petite copropriété.

À l'inverse, lorsque la copropriété a adopté la forme coopérative, le conseil syndical est obligatoire, puisque c'est lui qui élit le syndic parmi ses membres (article 17-1). Seule une petite copropriété coopérative peut s'en passer : l'assemblée désigne alors directement le syndic (article 41-11). Une copropriété avec services (résidence-services) ne peut jamais déroger à l'obligation (article 41-6).

Lorsque l'assemblée ne parvient pas à élire de conseil syndical, faute de candidats ou faute de majorité, le procès-verbal le mentionne et il est notifié à tous les copropriétaires dans le mois. Le juge, saisi par un copropriétaire ou par le syndic, peut alors désigner des membres avec leur accord ou constater qu'il est impossible d'instituer un conseil (article 21). Rien n'empêche l'assemblée d'y revenir à la réunion suivante.

Qui peut être membre du conseil syndical ?

Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, leurs ascendants ou descendants, leurs conjoints, les partenaires liés par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux ou leurs usufruitiers. Les accédants ou acquéreurs à terme et les associés d'une société propriétaire de lots sont également admis. Une personne morale élue se fait représenter par son représentant légal ou par un fondé de pouvoir (article 21).

Un locataire n'est pas éligible. Un copropriétaire peut être membre du conseil syndical sans habiter l'immeuble.

Les personnes exclues

Le syndic, ses préposés, leurs conjoints, partenaires de pacte civil de solidarité ou concubins, leurs ascendants et descendants et leurs parents en ligne collatérale jusqu'au deuxième degré (frères, sœurs) ne peuvent pas être membres du conseil syndical, même s'ils sont copropriétaires (article 21). L'idée est simple : le conseil contrôle le syndic, il ne peut pas être composé de ses proches.

Le cas du syndic bénévole et de sa famille

Cette exclusion ne s'applique pas aux syndicats gérés par un syndic non professionnel (article 21). Le syndic bénévole, son conjoint ou ses enfants peuvent donc siéger au conseil syndical. Dans un syndicat coopératif, c'est même la règle : le syndic est élu par le conseil syndical parmi ses membres et en exerce de plein droit la présidence (article 17-1).

Le choix appartient à l'assemblée. Beaucoup de copropriétés en syndic bénévole préfèrent un conseil syndical distinct du syndic, qui garde sa fonction de regard extérieur sur les comptes ; d'autres, surtout les plus petites, réunissent au conseil tous ceux qui acceptent de donner du temps. Les deux organisations sont permises par la loi.

L'élection des membres du conseil syndical

Candidature et ordre du jour

L'élection des membres du conseil syndical est une décision de l'assemblée générale. Comme toute décision, elle n'est valable que si la question figure à l'ordre du jour (décret du 17 mars 1967, article 13). Le syndic l'y inscrit lorsque le mandat du conseil arrive à son terme ou qu'un siège est à pourvoir ; tout copropriétaire peut aussi lui notifier, à tout moment, une question à inscrire à la prochaine assemblée (décret, article 10).

Aucun texte n'impose de forme à la candidature. Un copropriétaire peut se déclarer en séance, mais annoncer sa candidature au syndic avant l'envoi de la convocation à l'assemblée générale permet de la faire figurer dans les documents envoyés et aux absents de voter par correspondance en connaissance de cause. Le règlement de copropriété peut prévoir des règles particulières de candidature ou de composition (décret, article 22).

La majorité requise

La désignation des membres du conseil syndical, comme leur révocation, se vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires, dite majorité de l'article 25 (article 25, c). On compte les voix de l'ensemble des copropriétaires, présents ou non, pas seulement les voix exprimées.

Si un candidat n'atteint pas cette majorité mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité de l'article 24, celle des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance (article 25-1). Ce second tour évite de repartir sans conseil syndical faute de participation.

Le procès-verbal consigne, sous chaque question, le résultat du vote avec les noms et les voix des opposants et des abstentionnistes (décret, article 17). Notre guide du procès-verbal d'assemblée générale détaille la rédaction.

Nombre de membres, suppléants et président

La loi ne fixe pas le nombre de membres du conseil syndical. Ces règles d'organisation et de fonctionnement sont celles du règlement de copropriété ou, à défaut, celles que l'assemblée générale fixe à la majorité de l'article 24 (décret, article 22). Un seul membre est donc possible, mais un conseil d'au moins trois membres est nécessaire pour recevoir une délégation de pouvoirs de l'assemblée (article 21-1).

L'assemblée peut aussi élire, dans les mêmes conditions, un ou plusieurs membres suppléants. Ils siègent lorsqu'un titulaire cesse définitivement ses fonctions, dans l'ordre de leur élection, jusqu'à la fin du mandat qu'ils reprennent (décret, article 25).

Le conseil syndical élit lui-même son président parmi ses membres (article 21). L'assemblée générale ne vote pas sur ce point.

La durée du mandat

Le mandat des membres du conseil syndical ne peut pas dépasser trois ans. Il est renouvelable (décret, article 22). Le règlement ou l'assemblée peuvent retenir une durée plus courte, par exemple un an avec réélection à chaque assemblée annuelle.

Le président du conseil syndical

Le président est un membre comme les autres, choisi par le conseil. Il n'a pas de pouvoir propre sur la gestion de l'immeuble : il ne décide ni à la place du syndic ni à la place de l'assemblée. La loi lui confie en revanche quelques prérogatives précises.

• Il reçoit les communications écrites adressées au conseil syndical ; sans président, elles sont faites à chacun des membres (décret, article 26).
• Il convoque l'assemblée générale lorsque le conseil syndical l'a demandée au syndic et que celui-ci n'a pas donné suite dans les huit jours d'une mise en demeure (décret, article 8).
• En cas d'empêchement du syndic, quelle qu'en soit la cause, il convoque une assemblée générale pour désigner un nouveau syndic (article 18, V).
• Lorsque le conseil syndical demande la résiliation du contrat de syndic pour inexécution grave, le syndic doit convoquer l'assemblée dans les deux mois de la lettre recommandée du président ; à défaut, le président la convoque lui-même (article 18, VIII).
• Sur délégation expresse de l'assemblée, votée à la majorité de l'article 25, il peut agir en justice contre le syndic pour obtenir réparation d'un préjudice subi par le syndicat (article 15 et article 25, i).
• Lors d'un changement de syndic, il peut, après mise en demeure, demander au juge d'ordonner la remise des pièces et des documents que l'ancien syndic n'a pas transmis (article 18-2).
• En séance, il reçoit les pouvoirs envoyés sans nom de mandataire et désigne qui les exercera (décret, article 15-1).
• Lorsque le conseil exerce une délégation de pouvoirs, sa voix est prépondérante en cas de partage (article 21-5).

Hors de ces cas, le président agit au nom du conseil, qui décide collectivement. Un président qui prendrait seul des décisions de gestion sortirait de son rôle : les contrats et les dépenses du syndicat relèvent du syndic, les choix relèvent de l'assemblée. C'est le repère à rappeler, avec le texte à l'appui, lorsque la question du « président autoritaire » se pose dans un immeuble.

Le rôle du conseil syndical

Assister le syndic

Le syndic établit le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical (article 18, II). L'ordre du jour de l'assemblée générale est lui aussi établi en concertation avec le conseil (décret, article 26). Dans la pratique, le conseil relit le projet de budget poste par poste, propose les questions à soumettre au vote et aide le syndic à rassembler les devis.

Contrôler la gestion

Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles les marchés et les contrats sont passés et exécutés, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution (décret, article 26).

Pour cela, il peut prendre connaissance et copie, à sa demande et après en avoir avisé le syndic, de toutes pièces, documents, correspondances ou registres qui se rapportent à la gestion du syndic et à l'administration de la copropriété. Il reçoit, sur sa demande, communication de tout document qui intéresse le syndicat (article 21). Un ou plusieurs membres peuvent consulter ces pièces au bureau du syndic ou en tout lieu convenu avec lui (décret, article 26).

Si le syndic ne transmet pas les pièces demandées dans le mois, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont retenues sur sa rémunération forfaitaire annuelle lors de l'arrêté des comptes (article 21). Cette règle vise un syndic rémunéré : elle n'a pas d'objet pour un syndic bénévole non rémunéré, qui reste tenu de communiquer les pièces.

Avant l'assemblée qui approuve les comptes, chaque copropriétaire peut consulter les pièces justificatives des charges et se faire assister par un membre du conseil syndical (décret, article 9-1). Les documents que le syndic tient et la façon de les présenter sont détaillés dans notre guide de la comptabilité du syndic bénévole.

Donner un avis

Le conseil syndical donne son avis au syndic ou à l'assemblée sur toute question concernant le syndicat, qu'il soit consulté ou qu'il s'en saisisse lui-même. L'assemblée générale fixe, à la majorité de l'article 25, le montant des marchés et des contrats à partir duquel sa consultation est obligatoire, ainsi que le montant à partir duquel une mise en concurrence s'impose (article 21). Lorsque la consultation est obligatoire, l'avis du conseil est joint à la convocation de l'assemblée (décret, article 11, II).

Pour se forger un avis, le conseil peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix et demander un avis technique à un professionnel sur une question particulière. Ces dépenses sont des dépenses courantes d'administration, supportées par le syndicat et réglées par le syndic (décret, article 27).

Mettre en concurrence le contrat de syndic

Lorsque l'assemblée doit se prononcer sur la désignation d'un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat, établis selon le contrat type. Il peut rendre un avis écrit, joint à la convocation. L'assemblée peut l'en dispenser par un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires ; la mise en concurrence n'est pas obligatoire dans une copropriété sans conseil syndical (article 21).

Le texte vise la désignation d'un syndic professionnel. Lorsque l'assemblée élit un syndic bénévole, cette mise en concurrence ne s'impose pas. Le conseil syndical garde la possibilité de donner son avis sur le projet de contrat de syndic bénévole soumis au vote.

Rendre compte à l'assemblée

Chaque année, le conseil syndical rend compte à l'assemblée de l'exécution de sa mission (décret, article 22). Ce compte rendu est notifié avec la convocation, pour l'information des copropriétaires, sans faire l'objet d'un vote (décret, article 11, II). Quelques lignes suffisent : les réunions tenues, les comptes vérifiés, les devis examinés, les points qui appellent une décision.

Les nouveaux pouvoirs du conseil syndical : la délégation

Depuis le 1er juin 2020, l'assemblée générale peut déléguer au conseil syndical le pouvoir de prendre certaines décisions à sa place. C'est ce qu'on appelle souvent les « nouveaux pouvoirs du conseil syndical », issus de l'ordonnance du 30 octobre 2019. Les conditions sont précises.

Le rapport est joint à la convocation de cette assemblée (décret, article 11, II). Le syndic conserve copie des décisions prises par le conseil dans ce cadre et en délivre des extraits (décret, article 33).

Indépendamment de cette délégation générale, l'assemblée peut, à la majorité de l'article 25, déléguer au conseil syndical ou à toute personne le pouvoir de prendre un acte ou une décision déterminée relevant de l'article 24, en fixant le montant maximum des dépenses autorisées (article 25, a). La délégation mentionne expressément l'acte délégué et le délégataire en rend compte à l'assemblée (décret, article 21).

Le conseil syndical ne peut donc pas décider de travaux de sa propre initiative. Il peut, si l'assemblée l'a prévu, choisir un devis dans une enveloppe votée ou engager une dépense déléguée. Dans tous les autres cas, c'est l'assemblée qui décide.

Le fonctionnement du conseil syndical

Les règles d'organisation

Les règles d'organisation et de fonctionnement du conseil syndical sont celles du règlement de copropriété. À défaut, l'assemblée générale les fixe ou les modifie à la majorité de l'article 24 (décret, article 22). Cela couvre le nombre de membres, la périodicité des réunions, la façon de convoquer le conseil ou de prendre ses décisions.

Aucun texte n'impose une fréquence de réunion. Le seul rendez-vous fixé par les textes est le compte rendu annuel à l'assemblée. Beaucoup de conseils se réunissent avant chaque assemblée pour préparer le budget et l'ordre du jour, puis une ou deux fois dans l'année pour suivre les travaux et les comptes.

Les réunions et les décisions

Les textes ne règlent la façon de décider que pour la délégation de pouvoirs : à la majorité des membres, le président départageant (article 21-5). Pour le reste, le conseil s'organise comme le règlement ou l'assemblée l'ont prévu ou comme ses membres en conviennent. Un relevé écrit de chaque réunion, même court, facilite le compte rendu annuel et la passation aux membres suivants.

Lorsqu'une communication écrite doit être faite au conseil, elle est adressée à son président ou, à défaut, à chacun de ses membres ; lorsque c'est le conseil qui la demande, chaque membre la reçoit (décret, article 26).

Les frais et l'absence de rémunération

Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération. Les dépenses nécessaires à sa mission (copies, avis d'un professionnel, frais d'envoi) sont des dépenses courantes d'administration, supportées par le syndicat et réglées par le syndic (décret, article 27).

Durée et fin du mandat

Le mandat ne peut pas excéder trois ans renouvelables (décret, article 22). Il prend fin à son terme, par révocation ou par départ du membre.

La révocation d'un membre est votée par l'assemblée générale à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25, c), avec le second vote de l'article 25-1 si le tiers des voix est atteint. La question doit figurer à l'ordre du jour.

Aucun texte n'encadre la démission d'un membre du conseil syndical : un écrit adressé au président ou au syndic suffit à la dater. Si des suppléants ont été élus, le premier d'entre eux prend le siège jusqu'à la fin du mandat en cours (décret, article 25). Sans suppléant, le siège reste vacant jusqu'à la prochaine assemblée, qui pourvoit au remplacement.

Lorsque plus d'un quart des sièges devient vacant, pour quelque cause que ce soit, le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué (décret, article 25). Il faut alors inscrire l'élection de nouveaux membres à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, au besoin convoquée à cet effet. Un conseil de quatre membres cesse ainsi d'être régulier dès la deuxième démission.

Un membre qui n'assiste plus aux réunions n'en reste pas moins membre jusqu'à la fin de son mandat, sauf démission ou révocation. Le conseil continue de fonctionner avec les présents ; pour une délégation de pouvoirs, les décisions se prennent à la majorité des membres, ce qui rend les absences prolongées pénalisantes et justifie, le cas échéant, de proposer un remplacement à l'assemblée.

Responsabilité et assurance des membres

Le syndicat des copropriétaires souscrit, pour chacun des membres du conseil syndical, une assurance de responsabilité civile (article 21-4). La prime est une charge du syndicat. Dans une copropriété en syndic bénévole, vérifier que le contrat d'assurance de l'immeuble ou un contrat dédié couvre bien les membres du conseil fait partie des points à passer en revue à chaque renouvellement.

Les membres du conseil n'engagent pas le syndicat : seul le syndic le représente (article 18). Leur mission est une mission de contrôle et d'avis ; c'est à ce titre que l'assurance les protège.

Le conseil syndical quand le syndic est bénévole

Les textes sur le conseil syndical ont été écrits pour encadrer la relation avec un syndic professionnel. Lorsque le syndic est un copropriétaire bénévole, plusieurs règles changent de sens.

Dans une copropriété en syndic bénévole, le conseil syndical est d'abord un soutien. Il partage le travail de préparation du budget et de l'assemblée, relit les comptes avant qu'ils soient présentés et sert de relais auprès des copropriétaires. Pour le syndic, un conseil qui a vu les comptes avant l'assemblée est aussi une protection : les questions se règlent en amont et le vote d'approbation se fait sur des chiffres déjà vérifiés. Si la question de la répartition des rôles se pose, notre comparatif syndic bénévole ou syndic coopératif présente les deux organisations.

Ce que l'app prépare pour vous

Dans l'app, vous notez qui siège au conseil syndical et qui le préside, avec les dates de mandat. Les comptes, les appels de fonds, les factures et les pièces justificatives sont tenus au même endroit, prêts à être présentés au conseil sans préparer de copies. Pour l'assemblée, on prépare l'ordre du jour, les documents à joindre et le procès-verbal, que vous relisez avec le conseil avant l'envoi. Les outils disponibles sont présentés dans notre comparatif des logiciels pour syndic bénévole.

Conclusion

Le conseil syndical n'est ni un second syndic ni une chambre d'enregistrement. Il vérifie, il prépare, il conseille et il rend compte une fois par an. Pour un syndic bénévole, c'est l'équipe qui partage la charge et le regard qui sécurise les comptes avant l'assemblée. Si votre copropriété n'en a pas encore, inscrivez l'élection à l'ordre du jour de la prochaine assemblée : un mandat de trois ans au plus, une majorité de l'article 25 avec un second tour possible ; vous décidez ensemble de son organisation. Nous préparons les documents ; le choix des personnes et des règles reste celui des copropriétaires.